Politique de confidentialité

La présente politique explique comment les données personnelles peuvent être collectées, utilisées, transmises, conservées et protégées lors de l’utilisation du site, de la gestion d’un compte ou du traitement d’une commande.

1. Responsable du traitement

Pour les opérations réalisées sur le site, ardveniq.com agit en qualité de responsable du traitement lorsqu’il détermine les finalités et les moyens utilisés pour traiter les données personnelles, notamment pour :

  • enregistrer, préparer et livrer les commandes ;

  • gérer les retours, garanties et demandes après-vente ;

  • administrer les comptes utilisateurs ;

  • assurer le fonctionnement du site ;

  • gérer les échanges avec les clients.

Dans certaines opérations réalisées pour le compte d’un tiers, les données peuvent également être traitées en qualité de sous-traitant, uniquement selon les instructions documentées du responsable concerné.

2. Définitions utiles

Aux fins de la présente politique :

  • Client : personne physique effectuant un achat à des fins non professionnelles ;

  • Utilisateur : toute personne consultant ou utilisant le site ;

  • Responsable du traitement : organisme déterminant les objectifs et les modalités du traitement ;

  • Responsables conjoints : organismes déterminant ensemble les finalités et les moyens du traitement, conformément à l’article 26 du RGPD ;

  • Sous-traitant : prestataire autorisé à traiter des données pour le compte d’un responsable du traitement.

3. Données susceptibles d’être traitées

Selon l’utilisation du site, les informations concernées peuvent notamment comprendre :

  1. les données d’identité et de contact ;

  2. les adresses de facturation et de livraison ;

  3. les informations relatives aux commandes ;

  4. les références de paiement et le statut des transactions ;

  5. les échanges adressés au service d’assistance ;

  6. les données techniques et de navigation nécessaires au fonctionnement du site ;

  7. les renseignements transmis lors d’une réclamation, d’un retour ou d’une demande de garantie.

Les informations facultatives sont signalées comme telles. Leur absence n’empêche pas l’accès aux services qui ne nécessitent pas ces données.

4. Finalités et bases juridiques

Les traitements reposent sur une base juridique prévue par l’article 6 du RGPD.

4.1 Exécution du contrat

Cette base peut être utilisée pour :

  • créer et gérer une commande ;

  • organiser la livraison ;

  • traiter un paiement ;

  • établir les documents liés à l’achat ;

  • gérer un retour, un remboursement ou une garantie ;

  • envoyer les informations nécessaires au suivi de la commande.

4.2 Obligations légales

Certaines données sont conservées ou utilisées afin de respecter les règles comptables, fiscales, douanières et les obligations relatives à la protection des consommateurs.

4.3 Intérêt légitime

Sous réserve des droits et libertés des utilisateurs, cette base peut concerner :

  • la prévention de la fraude ;

  • la sécurité du site et des transactions ;

  • le traitement des réclamations ;

  • l’amélioration des produits et de l’expérience utilisateur ;

  • la réalisation de statistiques internes.

4.4 Consentement

Le consentement est utilisé lorsque la réglementation l’exige. Il peut être retiré à tout moment, sans affecter la licéité des traitements effectués avant son retrait.

5. Destinataires des informations

L’accès aux données est limité aux personnes autorisées qui en ont besoin pour accomplir leurs tâches.

Les informations peuvent également être communiquées, dans la limite nécessaire, aux catégories de prestataires suivantes :

  • prestataires de paiement, pour le règlement et la vérification des transactions ;

  • transporteurs et services logistiques, pour l’acheminement des commandes ;

  • services chargés de l’assistance et du suivi après-vente ;

  • prestataires techniques, d’hébergement ou de maintenance ;

  • conseils ou autorités légalement habilités, lorsque cela est requis.

Chaque prestataire intervient dans le cadre d’instructions définies et doit appliquer des obligations de confidentialité, de sécurité et de protection des données.

6. Principes imposés aux sous-traitants

Les prestataires autorisés doivent notamment :

  1. utiliser les données uniquement pour les finalités convenues ;

  2. limiter l’accès aux personnes qui en ont besoin ;

  3. préserver la confidentialité des informations ;

  4. mettre en œuvre des mesures de sécurité adaptées ;

  5. respecter les principes de protection des données dès la conception et par défaut ;

  6. assister le responsable du traitement lorsque le RGPD l’exige.

7. Transferts internationaux

Certains prestataires peuvent traiter des données en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsqu’un tel transfert intervient, il doit reposer sur un mécanisme reconnu par le RGPD, tel qu’une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles types accompagnées, si nécessaire, de mesures de protection supplémentaires.

Des informations concernant les garanties applicables peuvent être demandées à l’adresse care@ardveniq.com.

8. Durées de conservation

Les données ne sont conservées que pendant la durée nécessaire à leur finalité ou au respect d’une obligation légale.

Les périodes généralement appliquées sont les suivantes :

  • données des prospects : 3 ans après le dernier échange ;

  • données des clients : 5 ans après le dernier achat ;

  • factures et pièces comptables : 10 ans ;

  • enregistrements téléphoniques, lorsqu’ils sont réalisés : 6 jours.

Certaines informations peuvent être archivées plus longtemps lorsqu’une obligation légale, une réclamation ou un contentieux le justifie. À l’issue de la durée applicable, elles sont supprimées ou rendues anonymes.

9. Prévention de la fraude

Des règles automatisées peuvent être utilisées pour détecter des commandes ou des transactions inhabituelles.

Une commande peut être temporairement suspendue lorsqu’une anomalie est identifiée. Des documents ou renseignements complémentaires peuvent alors être demandés afin de vérifier l’identité, le paiement ou les informations de livraison.

Lorsque la situation le permet, l’utilisateur peut demander un examen humain de la décision en contactant le service d’assistance.

10. Sécurité des paiements et des données

Les mesures appliquées comprennent notamment :

  • la transmission des données au moyen d’un chiffrement SSL/TLS ;

  • le recours à des prestataires de paiement appliquant la norme PCI DSS ;

  • la vérification des paiements par des canaux sécurisés ;

  • la limitation et le contrôle des accès aux données.

Les données bancaires complètes ne sont pas enregistrées sur les serveurs du site. Aucune méthode de sécurité ne permettant d’écarter totalement tout risque, les mesures utilisées sont adaptées et réévaluées en fonction des besoins.

11. Droits des personnes

Sous réserve des conditions prévues par le RGPD, chaque utilisateur peut exercer les droits suivants :

  1. obtenir l’accès à ses données ;

  2. demander la rectification d’informations inexactes ;

  3. solliciter l’effacement de certaines données ;

  4. demander la limitation du traitement ;

  5. recevoir les données concernées dans un format portable lorsque ce droit s’applique ;

  6. s’opposer à certains traitements ;

  7. retirer son consentement ;

  8. définir des directives concernant le sort de ses données après son décès, conformément au droit français.

Une demande peut être envoyée par téléphone ou par e-mail. Des renseignements proportionnés, tels qu’un numéro de commande, peuvent être demandés lorsque cela est nécessaire pour vérifier l’identité du demandeur.

Une réclamation peut également être déposée auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) si la personne estime que ses droits ne sont pas respectés.

12. Protection des mineurs

Le site ne cherche pas à recueillir intentionnellement des données personnelles concernant des mineurs.

Lorsqu’une collecte accidentelle est signalée ou constatée, les informations concernées peuvent être vérifiées puis supprimées dans la mesure autorisée par la réglementation.

Un parent ou un représentant légal peut demander la rectification ou l’effacement des données d’un mineur en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessous.

13. Coordonnées relatives aux données personnelles

Toute question ou demande concernant la présente politique ou l’exercice d’un droit peut être transmise aux coordonnées suivantes :

Adresse :
15-23-11 Hirai, Hinode-machi, Nishitama-gun, Tokyo 190-0182, Japan

Téléphone :
+81 70-6364-3318

E-mail :
care@ardveniq.com

Horaires en CET/CEST :

  • Du lundi au vendredi : 09 h 00 – 18 h 00

  • Le samedi : 09 h 00 – 16 h 00